SISTEMAS PERSONALIZADOS + AUTOMAÇÃO
Planilhas demais na empresa: quando trocar por um sistema e por onde começar
Planilha é ótima para começar e péssima para crescer. O problema aparece quando o mesmo dado é digitado em três lugares, ninguém sabe qual arquivo é o certo e o gestor precisa cruzar planilhas para saber quanto vendeu. A saída nem sempre é um sistema feito do zero: às vezes uma ferramenta pronta resolve, às vezes basta conectar as que você já tem.
Quero organizar os processos da empresa Criado em e atualizado em por Léo Arnoldi
Léo ArnoldiEspecialista em Marketing e IANo marketing desde 2007, cuida da base técnica de sites, sistemas e automações da Arnoldi Digital., no Marketing desde 2007.
Sinais de que a planilha travou
Se três ou mais soam familiares, é hora de olhar o processo
- O mesmo dado é digitado em mais de um lugar, por pessoas diferentes.
- Existem várias versões do mesmo arquivo e ninguém sabe qual é a certa.
- Para saber o resultado do mês, alguém cruza planilhas à mão.
- Pedido do site ou do WhatsApp é redigitado no controle interno.
- Só uma pessoa entende a planilha, e ela não pode faltar.
- Crescer significa contratar alguém para fazer mais digitação.
O custo que não aparece
Ninguém recebe uma conta chamada "retrabalho", por isso ele parece de graça. Uma conta simples ajuda a enxergar.
Três pessoas gastam, cada uma, uma hora por dia copiando dados entre planilhas e conferindo divergências. São 3 horas por dia, cerca de 66 horas em um mês de 22 dias úteis: mais de um terço da jornada mensal de uma pessoa, sem contar os erros que chegam ao cliente.
As opções
| Opção | Faz sentido quando | Cuidado |
|---|---|---|
| Ferramenta pronta (ERP, CRM, gestão de estoque) | O processo é parecido com o de muitas empresas do setor. | Adaptar a empresa à ferramenta, e não o contrário. |
| Integração entre ferramentas | As ferramentas atuais servem, mas não conversam entre si. | Depende de as ferramentas permitirem integração. |
| Sistema sob medida | O processo é o diferencial da empresa, ou nenhuma ferramenta pronta atende. | Exige manutenção e evolução depois da entrega. |
Para aprofundar a decisão de desenvolver, veja sistema próprio vale a pena?.
Como fica com tudo conectado
- 1O pedido entra uma vez
Do site, do WhatsApp ou do vendedor, direto no sistema.
- 2O estoque se atualiza
Sem ninguém dar baixa à mão.
- 3O financeiro recebe o lançamento
Com a data de vencimento e o cliente certo.
- 4O gestor vê o painel
Vendas, estoque e caixa no mesmo lugar, atualizados.
Na Alex Darc Produções, a evolução do sistema de gestão incluiu provisionamento de despesas, controle de permissões e DRE, com tutorial para a equipe usar.
Por onde começar
- 1Mapeie um processo
Escolha o que mais dói, como pedidos ou financeiro, e desenhe o caminho atual, com cada planilha envolvida.
- 2Defina o que precisa sair dele
Relatórios, alertas, informações para o cliente.
- 3Compare as três opções
Ferramenta pronta, integração ou sob medida, com custo de implantação e de manutenção.
- 4Comece pequeno
Uma etapa funcionando de verdade vale mais do que um sistema enorme pela metade.
- 5Treine e acompanhe
Sistema que a equipe não usa volta a virar planilha.
Sua operação vive de planilhas?
Se a empresa cresceu e o controle continua espalhado em arquivos, a conversa com a Arnoldi pode começar pelo processo que mais dá trabalho hoje.
A partir disso fica claro se o caminho é uma ferramenta pronta, uma integração ou o desenvolvimento de sistemas personalizados, com a manutenção depois da entrega já combinada.
A conversa acontece pelo WhatsApp, direto com a equipe.
Alex Darc: evolução do sistema de gestãoContexto: Produtora de eventos com controles financeiros e de equipe que precisavam evoluir.
O que fizemos: Evolução do sistema de gestão, provisionamento de despesas, permissões, DRE, tutorial e redesign do site.
Ver o case completoContinue lendo sobre desenvolvimento de sistema
Separamos outros artigos do blog da Arnoldi sobre desenvolvimento de sistema. São textos diretos, feitos para quem decide e precisa de resposta clara antes de investir.
Desenvolvimento de SistemaSistema próprio vale a pena? Como fazer a conta
Como comparar sistema próprio e ferramenta pronta pelo custo total, os sinais de que o sob medida compensa e os casos em que não compensa.
Desenvolvimento de SistemaDesenvolvimento de sistemas personalizados: por que dá errado e como evitar
Os problemas que mais atrasam e encarecem um sistema sob medida, o que definir antes de contratar e as perguntas para fazer ao fornecedor.
Atendimento e WhatsAppCRM para pequenas empresas: quando a planilha deixa de dar conta
O que é CRM, sinais de que a planilha já não basta, o que configurar primeiro e como fazer a equipe usar no dia a dia.