SISTEMAS PERSONALIZADOS + DECISÃO
Sistema próprio vale a pena? Como fazer a conta
Sistema próprio vale a pena quando o processo da empresa é o seu diferencial e as ferramentas prontas obrigam a equipe a trabalhar em volta delas. Para decidir, compare o custo total em alguns anos, e não só a mensalidade de um contra o orçamento do outro.
Quero avaliar se um sistema próprio compensa Criado em e atualizado em por Léo Arnoldi
Léo ArnoldiEspecialista em Marketing e IANo marketing desde 2007, cuida da base técnica de sites, sistemas e automações da Arnoldi Digital., no Marketing desde 2007.
Quando um sistema próprio vale a pena
Ferramenta pronta (o chamado SaaS, software que você assina e usa pela internet) resolve bem o que é comum a muitas empresas: financeiro, emissão de nota, CRM básico. O sistema próprio faz sentido quando o seu jeito de trabalhar não cabe nelas.
A forma como você atende, calcula ou entrega é o que te diferencia, e a ferramenta pronta nivela isso.
A equipe passa horas copiando dados entre ferramentas que não conversam.
Cada pessoa nova na equipe aumenta a mensalidade de várias ferramentas ao mesmo tempo.
Como comparar o custo total
A comparação justa olha um período de alguns anos e inclui tudo que cada opção custa, não só o preço de tabela.
| Custo | Ferramenta pronta | Sistema próprio |
|---|---|---|
| Entrada | Configuração e migração de dados. | Desenvolvimento da primeira versão. |
| Recorrente | Mensalidade, que costuma crescer por usuário ou por volume. | Hospedagem, suporte e manutenção. |
| Adaptação | Horas da equipe contornando o que a ferramenta não faz. | Evoluções pedidas conforme o processo muda. |
| Integração | Conectores pagos ou trabalho manual entre ferramentas. | Integrações feitas sob medida. |
| Saída | Dificuldade de levar os dados se quiser trocar. | Código e dados ficam com a empresa, se isso estiver no contrato. |
Valores fictícios, só para mostrar a conta, e não preços de mercado. Uma empresa paga R$ 1.500 por mês em ferramentas prontas, o que dá R$ 54.000 em três anos. Além disso, duas pessoas gastam 10 horas por semana copiando dados entre elas. Um sistema próprio custaria R$ 60.000 para desenvolver e R$ 1.200 por mês de manutenção, R$ 103.200 em três anos. Só na mensalidade, a ferramenta pronta ganha. Quando se coloca na conta o custo das horas perdidas e do erro de digitação, a diferença pode diminuir ou até se inverter. É essa conta que precisa ser feita com os números reais da sua empresa.
Quando não compensa
- O processo ainda muda toda semana. Desenvolver em cima de algo que não está definido gera retrabalho.
- Uma ferramenta pronta resolve 90% e o resto é costume. Às vezes vale adaptar a rotina.
- Ninguém da empresa pode acompanhar o projeto. Sistema sob medida precisa de alguém do negócio decidindo.
- Não existe orçamento para manter. O sistema continua custando depois da entrega.
Nesses casos, uma integração via API entre as ferramentas que você já tem, ou uma automação para a tarefa repetitiva, pode resolver com menos investimento.
O meio-termo: começar pequeno
- 1Mapeie o gargalo principal
Onde a equipe perde mais tempo ou onde o erro custa mais caro.
- 2Resolva só essa parte
Um módulo, uma integração ou uma tela que acabe com aquele problema.
- 3Use no dia a dia
Deixe a equipe usar por algumas semanas e anote o que falta.
- 4Decida o próximo passo com dados
Com o primeiro resultado, fica mais fácil saber se vale expandir.
Na Mondiale Turismo, por exemplo, o módulo de orçamentos foi planejado com escopo e wireframe aprovados antes do desenvolvimento, como uma evolução do site que já existia.
O que garantir no contrato
Antes de assinar um desenvolvimento
- O código-fonte e os dados ficam com a sua empresa.
- Está claro onde o sistema fica hospedado e quem paga.
- Existe documentação para outro desenvolvedor conseguir dar manutenção.
- O suporte depois da entrega está definido, com o que inclui e como é cobrado.
- Mudanças de escopo têm um processo combinado.
Os riscos mais comuns durante o projeto estão detalhados em por que projetos de sistema dão errado.
Quer fazer essa conta com os seus números?
Se a sua empresa está entre continuar pagando várias ferramentas ou construir algo próprio, a conversa com a Arnoldi começa pelo processo: onde ele trava, quantas pessoas usa e quanto tempo se perde hoje.
A partir disso fica claro se o caminho é uma ferramenta pronta, uma integração ou o desenvolvimento de um sistema personalizado.
A conversa acontece pelo WhatsApp, direto com a equipe.
Alex Darc: gestão financeira dos eventosContexto: Produtora de eventos que precisava acompanhar despesas futuras e resultados de cada evento.
O que fizemos: Evolução do sistema de gestão com provisionamento de despesas, permissões, DRE, tutorial de uso e redesign do site.
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